Depósito de Cuentas
Avisos de Cuentas Anuales
Avisos de Cuentas Anuales

En caso de haber realizado un envío telemático incorrecto puede enviar una solicitud de cierre de la entrada, en el mismo día en el que dicho envío haya sido realizado. Para ello cumplimente la solicitud pinchando aquí y remítala a valencia.cuentasanuales@registromercantil.org

ES DE ADVERTIR QUE EL CIERRE DE LA ENTRADA SÓLO SERÁ ATENDIDA EN CASO DE NO HABER ASIGNADO ASIENTO AL ENVIO QUE SE PRENTENDE CERRAR.


ORDEN JUS/319/2018, de 21 de marzo de 2018, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.

La presentación de las cuentas anuales, se puede efectuar de tres formas:

PRESENTACIÓN ENVÍO TELEMÁTICO

Para la presentación  telemática se requiere ser usuario abonado  del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica de las siguientes entidades de certificación autorizados por el  Colegio de Registradores:

  • SCR – Prestador del Servicio de Certificación del Colegio de Registradores.
  • FNMT – Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
  • CATCERT – Agència Catalana de Certificació.
  • ACCV – GVA – Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana.
  • ANCERT (Sólo los certificados de notario) Agencia Notarial Certificación.
  • AC CAMERFIRMA – Entidad de las Cámaras de Comercio.
  • DNIe – Dirección General de la Policía.
  • ACA – Autoridad de Certificación de la Abogacía.
  • FIRMA PROFESIONAL – Operador global de servicios de certificación.
  • IZENPE – Empresa certificación Gobierno Vasco y Diputaciones Forales.

La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa ND2 (v. PGC2007). Para soporte del programa D2 deben dirigirse al teléfono 902201200 y para cualquier duda en la presentación telemática de cuentas anuales debe dirigirse al teléfono de ayuda 912701796 opción 2.

La presentación telemática conforme dispone la Orden JUS/319/2018, de 21 de marzo, B.O.E. de 27 de marzo de 2.018, puede realizarse de dos formas:

ENVÍO TELEMÁTICO COMPLETO (INCLUIDA LA CERTIFICACIÓN DEL ACTA DE LA JUNTA).

No se aportará ningún documento al registro, todos forman parte del envío telemático. Las nuevas versiones del programa D2 para ejercicios iniciados a partir del 01-01-2008 permiten la generación de envíos completos, generando dos ficheros que pueden enviarse directamente a través del Portal de Servicios Interactivos.

La Huella Digital, que se genera en un paso previo al envío, deberá constar transcrita en la Certificación del Acta de la Junta a efectos de identificación del Depósito Digital enviado.

             *No se efectúa provisión de fondos.

IMPORTANTE: El presentante que debe indicarse en la instancia de solicitud del D2, debe coincidir con el titular del certificado digital con el que se haya efectuado el envío. Dicho certificado digital se utilizará para la consulta de los defectos en la web, si los hubiere.                       

ENVÍO TELEMÁTICO MIXTO (NO INCLUYE LA CERTIFICACIÓN DEL ACTA DE LA JUNTA EN EL ENVÍO).

Deberán aportarse al  registro en los siguientes 15 días hábiles al envío telemático, y en la carpeta correspondiente, los siguientes documentos:

  • Instancia de solicitud (la imprime el programa D2).
  • Certificado del acta de la Junta* (descarga).
  • * Conforme resolución de la DGRN de 2 de diciembre 2011 (BOE-A-2012-1603) y 21 de diciembre de 2015 (BOE 06/01/2016) deberá constar transcrito el código alfanumérico de la huella digital, o bien constar la certificación de la huella digital firmada de forma digital o manuscrita por los titulares de la facultad certificante.
  • Certificado de la huella digital firmado (lo imprime el programa D2).
  • Acuse de recibo que genera el propio envío telemático.
  • *No se efectúa provisión de fondos.

IMPORTANTE: El presentante que debe indicarse en la instancia de solicitud del D2, debe coincidir con el titular del certificado digital con el que se haya efectuado el envío. Dicho certificado digital se utilizará para la consulta de los defectos en la web, si los hubiere.

En caso de no presentación de los documentos en el Registro dentro de los siguientes 15 días hábiles motivará la calificación defectuosa del depósito.

PRESENTACIÓN EN SOPORTE CD o DVD

Deberán aportarse al Registro en la carpeta correspondiente, los siguientes documentos:

  • Instancia de solicitud (la imprime el programa D2).
  • Certificado del acta de la Junta*.
  • * Conforme resolución de la DGRN de 2 de diciembre 2011 (BOE-A-2012-1603) y 21 de diciembre de 2015 (BOE 06/01/2016) deberá constar transcrito el código alfanumérico de la huella digital, o bien constar la certificación de la huella digital firmada de forma digital o manuscrita por los titulares de la facultad certificante.Certificado de la huella digital firmado (lo imprime el programa D2).
  • El CD ó DVD, en el que debe constar el fichero zip que genera el nuevo D2. Dicho fichero debe incluir todos los demás documentos objeto de depósito, que serán cumplimentados o importados desde el D2.

NOTA: Se acompañará la provisión de fondos correspondiente a las cuentas anuales presentadas. Una única provisión de 75 euros por cuenta presentada.

IMPORTANTE: A los efectos de la retirada de cuentas en el Registro para su subsanación tendrá la consideración de presentante el que conste en la instancia de solicitud que genera el programa D2.

PRESENTACIÓN EN SOPORTE PAPEL

Todos los documentos se presentan en papel (descarga). Respecto de las cuentas anuales, el modelo que se imprime desde el programa D2 no es considerado modelo normalizado. Es de advertir que en el lateral del documento impreso consta: “No apto para su presentación en papel”.

NOTA: Se acompañará la provisión de fondos correspondiente a las cuentas anuales presentadas. Una única provisión de 75 euros por cuenta presentada.

IMPORTANTE: A los efectos de la retirada de cuentas en el registro para su subsanación tendrá la consideración de presentante el que conste en la instancia de solicitud.

INDICACIONES A TENER EN CUENTA:

DEVOLUCIÓN DE PROVISIÓN Y RETIRADA DE DOCUMENTOS PRESENTADOS EN PAPEL O CD/DVD.

Una vez se haya procedido al depósito de las cuentas,el Registro Mercantil remitirá un correo electrónico comunicándolo y acompañando las facturas, en las que constará la diferencia entre provisión de fondos y el importe devengado.

Deberá personarse en el Registro el presentante que figure en la instancia de presentación, o en su defecto, deberá acompañar autorización del mismo y fotocopia del DNI del autorizante.

Para retirar las carpetas calificadas con defecto, será imprescindible la presentación de la copia de la instancia de presentación sellada por el registro junto con la notificación del defecto realizada al presentante mediante correo electrónico. 

IMPORTANTE:

Todas las devoluciones de provisiones se efectuarán por las mañanas en horario de 9 a 14 horas

IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE MODELO NORMALIZADO QUE SE PRESENTA.

En la Certificación del Acta de la Junta se hará constar expresamente qué tipo de modelo oficial se presenta siempre que no se usen los modelos extensos: PYME, ABREVIADO (ya sean todos o parte de los modelos).

IDENTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

En la presentación digital (CD/DVD, TELEMÁTICA) se debe identificar las cuentas en el certificado del acta de la Junta mediante la transcripción de los 44 dígitos del código alfanumérico, o, en su caso, adjuntando de forma adicional el documento de la certificación de la huella digital, firmada por quien ostente la facultad certificante.

MEMORIA

La Memoria  deberá  ajustarse  al contenido  mínimo indicado en la O.M. de 28-01-09 (BOE 10 de Febrero de 2009), que ha sido modificada mediante la resolución del Ministerio de Justicia de 6 de Abril de 2010 (BOE 7 de Abril de 2010).

SUBSANACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

Para la subsanación por vía telemática, deberá tenerse en cuenta que en el nuevo envío se remitirán nuevamente todos los documentos que forman parte del depósito, aunque algunos no hubiesen sido objeto de subsanación.

Para que este nuevo envío subsanatorio no motive un nuevo asiento registral, es IMPRESCINDIBLE que al efectuarlo indiquen el número de entrada del envío subsanado, que siempre consta en el correo electrónico de notificación de defecto (Libro: 2/Año: el de la entrada / n° de entrada:…  -este último compuesto por 6 digitos numéricos, sin comas ni decimales ni otros caracteres-).

¿Debo indicar el Código CNAE obligatoriamente en la Hoja de Datos Generales de Identificación?

 

 Sí. Conforme al artículo 20 de la citada ley de Emprendedores, en los documentos inscribibles y en las escrituras de constitución de sociedades, se deberá expresar el CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas) correspondiente a cada una de las actividades que corresponden al objeto social. A estos efectos deberá constar el CNAE aprobado por Real Decreto 475/2007, de 13 de Abril.

      Igualmente se informa que en todas las cuentas anuales que hayan de depositarse se identificará cual es la única ACTIVIDAD PRINCIPAL desarrollada durante el ejercicio por referencia al correspondiente código. Siendo de advertir que si no consta, consta erróneo o no consta el actualizado en el real Decreto citado en el párrafo anterior, se procederá a calificar el depósito como DEFECTUOSO.

       Pinche aquí para ver el listado de códigos CNAE.

¿Es necesario legitimar notarialmente la firma del administrador en la certificación del acta de la Junta que aprueba las cuentas anuales?

Ya no es necesario por aplicación de la Ley 25/2011 de 1 de Agosto de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital, conforme al Preámbulo y al articulo 279 del citado texto legal.

¿Es necesaria la firma electrónica reconocida para hacer un ENVIO TELEMÁTICO COMPLETO a través de la Sala de Firmas?

Los trámites se han simplificado y ya no es necesario este requisito, aunque se acepta para quien desee utilizarlo, puesto que asegura fehacientemente la firma del certificante. 

En relación a la Certificación del Acta de la Junta ¿cómo debo identificar las cuentas presentadas en soporte digital?

En cualquier de las opciones de presentación en Soporte Digital (CD, DVD y Envío Telemático tanto mixto como completo) se transcribirá OBLIGATORIAMENTE en la Certificación de la Junta el código alfanumérico del certificado de la huella digital. (Es el código compuesto por letras y números que aparece en la certificación de la Huella Digital junto al Código de Barras); o, en su caso, se adjuntará de forma adicional el documento de la certificación de la huella digital, firmada por quien ostente la facultad certificante.

En ningún caso se admitirá AÑADIDOS, ENMIENDAS O TACHADURAS QUE NO HAYAN SIDO DEBIDAMENTE SALVADOS Y FIRMADOS EN LA FECHA EN QUE SE REALIZAN Y POR LA MISMA PERSONA QUE EXPIDIÓ EL DOCUMENTO. 

¿Qué ejercicios es obligatorio presentar para evitar el cierre de la hoja registral por falta de depósito de las cuentas?

“Transcurrido un año desde la fecha del CIERRE DEL EJERICIO SOCIAL sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, HASTA QUE, CON CARÁCTER PREVIO SE PRACTIQUE EL DEPÓSITO”, salvo excepciones legales.   (Artículo 378 del RRM) 

La obligación genérica del empresario es tener  depositadas en el Registro Mercantil las cuentas de los seis últimos ejercicios. Los anteriores ejercicios serán objeto de expurgo por el Registrador Mercantil.

Cosa distinta es la sanción administrativa y el cierre de hoja registral por no depósito, que sólo alcanza a los tres últimos ejercicios que cierran la hoja de la sociedad.

Para reabrir la hoja registral y poder inscribir los documentos que se presenten, será necesario depositar estos tres ejercicios.

¿Puedo en la presentación de las cuentas del ejercicio Actual cambiar el plan contable de PYMES a ABREVIADAS o viceversa?

Podrá hacerlo sólo si ya lleva tres ejercicios elaborando las cuentas conforme al mismo plan. Al cuarto año podrá cambiarse de plan, siempre que se cumplan los requisitos para acogerse al mismo. 

¿Puedo inscribir la liquidación aunque no presente las cuentas?

Se puede conforme al art. 378.1 del reglamento inscribir la disolución y liquidación de una mercantil aunque no haya depositado las cuentas del último ejercicio.

¿Qué entidades y sociedades están obligadas a depositar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?

Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Igual obligación incumbe a los liquidadores. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil.

Según la Disposición Adicional cuarta de la Ley 7/1996 de 15 de Enero:

Las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas en el Registro Mercantil en la forma en que se determine reglamentariamente, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas, hayan superado la cifra de 100.000.000 de pesetas.

Estas obligaciones no serán aplicables a los comerciantes que sean personas físicas.

¿En que tipo de soporte puedo presentar las cuentas?

En soporte papel. Se pueden descargar gratuitamente los modelos oficiales desde esta misma página web, pinchando aquí

En soporte CD/DVD y por VÍA TELEMÁTICA. Se puede descargar gratuitamente el programa D2 desde la web www.registradores.org, en el Portal de Servicios Interactivos (aquí).

No serán admitidos los depósitos en disket.

¿Qué plazo tengo para aprobar las Cuentas y presentarlas en el Registro Mercantil?

El plazo para la formulación de las cuentas anuales es de tres meses desde el cierre de su ejercicio social.  La Junta General se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. ( art.164 de la Ley de Sociedades de Capital)  La presentación de las cuentas en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si son presentadas dentro del mes siguiente a la celebración de la Junta de aprobación de las mismas. (Artículo 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil.)

Es  de advertir que el plazo citado de un mes se contabiliza de fecha a fecha.  Ejemplo: 25 de Junio a 25 Julio.

¿Cómo tengo constancia del depósito de las Cuentas Anuales?

Mediante la recepción telemática en el correo electrónico del presentante de la factura definitiva y del certificado de depósito.

¿Y si las Cuentas Anuales presentadas tienen defecto?

  Se notificará de la misma manera que el depósito realizado, mediante correo electrónico. El presentante o autorizado deberá personarse en las oficinas del Registro y retirar la carpeta defectuosa, salvo en los casos de envío telemático completo, en los que bastará con la remisión de un nuevo envío subsanatorio, relacionándolo con el envío anterior que se pretende subsanar, para no duplicar el asiento de presentación. Se recuerda que la vigencia del asiento de presentación es de 5 meses conforme al artículo 43 del Reglamento del Registro Mercantil.

¿Cuándo hay obligación de auditar?

 1.- La obligación genérica de auditar viene regulada en el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital, en función de que la sociedad supere o no los parámetros que establece la ley durante dos ejercicios consecutivos.

“Artículo 263. Auditor de cuentas.

1. Las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión deberán ser revisados por auditor de cuentas.

2. Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

a) Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.

b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.

c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

3. En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades quedan exceptuadas de la obligación de auditarse si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior.”

2.- La sociedad estará también obligada a auditar si se ha solicitado por un socio o socios, que representen al menos el 5% del capital social, que el Registrador Mercantil designe un auditor para la verificación de las cuentas de un ejercicio determinado, en los términos del artículo 265.2 de la Ley de Sociedades de Capital.

3.- La sociedad estará obligada a auditar si constare inscrito auditor de cuentas para el ejercicio que se pretende depositar, aun cuando lo fuera con carácter voluntario.

¿Cuándo se pueden presentar las cuentas en formato abreviado?

La posibilidad de presentar Balance y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto en formato PYME o ABREVIADO viene regulada en el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital.

La posibilidad de presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en formato PYME o ABREVIADO viene regulada en el artículo 258 de la Ley de Sociedades de Capital.

¿Se pueden presentar cuentas auditadas pero en formato abreviado?

Sí; puesto que los parámetros legales que antes eran únicos para ambos supuestos, ahora son distintos. Una sociedad puede hallarse en situación de tener que auditar, pero no llegar a las cifras que le obligarían a presentar las cuentas en formato extenso.

En cuentas abreviadas pero auditadas, no sería necesaria la presentación del Informe de Gestión ni del Estado de Flujos de Efectivo. 

¿Qué efectos negativos tiene el incumplimiento de la obligación de depósito?

Transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se haya depositado en el Registro las cuentas, el Registrador Mercantil  NO INSCIBIRÁ NINGÚN DOCUMENTO presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que con carácter previo se practique el depósito. Se exceptúa los documentos relativos al cese, dimisión de administradores, gerentes y directores generales o liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad, nombramiento de liquidadores y asientos ordenados por a autoridad judicial o administrativa.

El incumplimiento de la obligación de depósito dará lugar a la imposición de multas con importe diverso que recoge el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, atendiendo a la dimensión de la sociedad, el importe de las partidas de activo y su cifra de ventas, y si fueran desconocidos éstos, en atención a su capital social.

¿Cómo puedo subsanar unas cuentas ya depositadas? Cuentas de Rectificación.

Contemplamos el caso, no de la subsanación de un defecto de unas cuentas en trámite, sino de la rectificación del contenido de unas cuentas que se calificaron como correctas y el Registrador procedió a depositar, por lo que su contenido ha podido ofrecerse a terceras personas que lo hayan solicitado.

Existen dos posibilidades de error, POR ERROR CONTABLE O POR ERROR DE TRANSCRIPCION.

En ambos casos se procederá a la rectificación de las cuentas anuales mediante certificado expedido por el órgano de administración y acompañando siempre todos los documentos que fueron depositados.

En todos los casos deberá identificarse las cuentas rectificadas, indicando la FECHA DE SU DEPÓSITO Y EL NÚMERO DE LEGAJO O ARCHIVO.

POR ERROR DE TRANSCRIPCIÓN

  • Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositados no son correctos debido a una transcripción errónea de los mismos. Lo que supone que la información de que dispusieron los socios al aprobar las cuentas era la correcta, y por tanto la Junta adoptó correctamente los acuerdos de aprobación de cuentas y aplicación del resultado. El error se produce en el volcado de esos datos a  los modelos oficiales que se presentan en el Registro. Por tanto, sólo con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error y su subsanación, acompañando a los nuevos documentos con los datos transcritos correctamente, se procedería al depósito de las Cuentas de Rectificación.

POR ERROR CONTABLE

  • Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario una nueva formulación de las cuentas, una nueva Junta de aprobación y una nueva certificación del acta de dicha Junta donde el primer acuerdo sea: Dejar sin efecto el acuerdo de aprobación de las cuentas correspondientes al acuerdo anterior de aprobación de las cuentas anuales, en virtud de una nueva formulación de las mismas y la consiguiente aprobación de las nuevas cuentas formuladas, aportando con la ya indicada nueva certificación, todos los documentos necesarios para un correcto depósito.

Legislación referente al Deposito de Cuentas Anuales. 

NOTA: El Registro Mercantil de Valencia recomienda la presentación de las cuentas por la via telemática; por evitar colas, esperas innecesarias, autoliquidaciones previas, desplazamiento de las cuentas en soporte papel ó CD/DVD.
Para cualquier consulta: TELÉFONO 963898541 // 963898926 Opció 1.
                                         ENVÍO TELEMÁTICO/D2  912701796

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