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PREGUNTAS MÁS FRECUENTES

 

 

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¿Debo indicar el Código CNAE obligatoriamente en la Hoja de Datos Generales de Identificación?

 

      Sí. Conforme al artículo 20 de la citada ley de Emprendedores, en los documentos inscribibles y en las escrituras de constitución de sociedades, se deberá expresar el CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas) correspondiente a cada una de las actividades que corresponden al objeto social. A estos efectos deberá constar el CNAE aprobado por Real Decreto 475/2007, de 13 de Abril.

      Igualmente se informa que en todas las cuentas anuales que hayan de depositarse se identificará cual es la única ACTIVIDAD PRINCIPAL desarrollada durante el ejercicio por referencia al correspondiente código. Siendo de advertir que si no consta, consta erróneo o no consta el actualizado en el real Decreto citado en el párrafo anterior, se procederá a calificar el depósito como DEFECTUOSO.

       Pinche aquí para ver el listado de códigos CNAE

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¿Es necesario legitimar notarialmente la firma del administrador en la certificación del acta de la Junta que aprueba las cuentas anuales?

 

Ya no es necesario por aplicación de la Ley 25/2011 de 1 de Agosto de Reforma Parcial de la Ley de Sociedades de Capital, conforme al Preámbulo y al articulo 279 del citado texto legal.

 

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¿Es necesaria la firma electrónica reconocida para hacer un ENVIO TELEMÁTICO COMPLETO a través de la Sala de Firmas?

 

     Los trámites se han simplificado y ya no es necesario este requisito, aunque se acepta para quien desee utilizarlo, puesto que asegura fehacientemente la firma del certificante. 

 

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En relación a la Certificación del Acta de la Junta ¿cómo debo identificar las cuentas presentadas en soporte digital?

  

      En cualquier de las opciones de presentación en Soporte Digital (CD, DVD y Envío Telemático tanto mixto como completo) se transcribirá OBLIGATORIAMENTE en la Certificación de la Junta el código alfanumérico del certificado de la huella digital. (Es el código compuesto por letras y números que aparece en la certificación de la Huella Digital junto al Código de Barras); o, en su caso, se adjuntará de forma adicional el documento de la certificación de la huella digital, firmada por quien ostente la facultad certificante.

       En ningún caso se admitirá AÑADIDOS, ENMIENDAS O TACHADURAS QUE NO HAYAN SIDO DEBIDAMENTE SALVADOS Y FIRMADOS EN LA FECHA EN QUE SE REALIZAN Y POR LA MISMA PERSONA QUE EXPIDIÓ EL DOCUMENTO. 

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¿Qué ejercicios es obligatorio presentar para evitar el cierre de la hoja registral por falta de depósito de las cuentas?

 

    “Transcurrido un año desde la fecha del CIERRE DEL EJERICIO SOCIAL sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, HASTA QUE, CON CARÁCTER PREVIO SE PRACTIQUE EL DEPÓSITO”, salvo excepciones legales.   (Artículo 378 del RRM) 

    La obligación genérica del empresario es tener  depositadas en el Registro Mercantil las cuentas de los seis últimos ejercicios, esto es, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 Y 2015. Los anteriores ejercicios serán objeto de expurgo por el Registrador Mercantil.

   Cosa distinta es la sanción administrativa y el cierre de hoja registral por no depósito, que sólo alcanza a los tres últimos ejercicios que cierran la hoja de la sociedad, que en la actualidad son los ejercicios 2012, 2013 Y 2014. La falta de depósito del 2015, para ejercicios que comprenden el año natural, aún no produce el cierre.

  Para reabrir la hoja registral y poder inscribir los documentos que se presenten, será necesario depositar estos tres ejercicios.

 

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¿Puedo en la presentación de las cuentas del ejercicio 2015 cambiar el plan contable de PYMES a ABREVIADAS o viceversa?

 

 Podrá hacerlo sólo si ya lleva tres ejercicios elaborando las cuentas conforme al mismo plan. Al cuarto año podrá cambiarse de plan, siempre que se cumplan los requisitos para acogerse al mismo. 

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¿Puedo inscribir la liquidación aunque no presente las cuentas?

 

Se puede conforme al art. 378.1 del reglamento inscribir la disolución y liquidación de una mercantil aunque no haya depositado las cuentas del último ejercicio.

 

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¿Qué entidades y sociedades están obligadas a depositar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?

 

Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Igual obligación incumbe a los liquidadores. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas. Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil.

Según la Disposición Adicional cuarta de la Ley 7/1996 de 15 de Enero:

Las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas en el Registro Mercantil en la forma en que se determine reglamentariamente, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas, hayan superado la cifra de 100.000.000 de pesetas.

Estas obligaciones no serán aplicables a los comerciantes que sean personas físicas. 

 

 

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¿En que tipo de soporte puedo presentar las cuentas?

 

En soporte papel. Se pueden descargar gratuitamente los modelos oficiales desde esta misma página web, pinchando aquí

En soporte CD/DVD y por VÍA TELEMÁTICA. Se puede descargar gratuitamente el programa D2 desde la web www.registradores.org, en el Portal de Servicios Interactivos (pinque aquí).

No serán admitidos los depósitos en disket.

  

 

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¿Qué plazo tengo para aprobar las Cuentas y presentarlas en el Registo Mercantil?

  

El plazo para la formulación de las cuentas anuales es de tres meses desde el cierre de su ejercicio social.  La Junta General se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. ( art.164 de la Ley de Sociedades de Capital)  La presentación de las cuentas en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si son presentadas dentro del mes siguiente a la celebración de la Junta de aprobación de las mismas. (Artículo 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil.)

Es  de advertir que el plazo citado de un mes se contabiliza de fecha a fecha.  Ejemplo: 25 de Junio a 25 Julio. 

 

 

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¿Cómo tengo constancia del depósito de las Cuentas Anuales?

  

Mediante la recepción telemática en el correo electrónico del presentante de la factura definitiva y del certificado de depósito.

 

 

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¿Y si las Cuentas Anuales presentadas tienen defecto?

  

Se notificará de la misma manera que el depósito realizado, mediante correo electrónico. El presentante o autorizado deberá personarse en las oficinas del Registro y retirar la carpeta defectuosa, salvo en los casos de envío telemático completo, en los que bastará con la remisión de un nuevo envío subsanatorio, relacionándolo con el envío anterior que se pretende subsanar, para no duplicar el asiento de presentación. Se recuerda que la vigencia del asiento de presentación es de 5 meses conforme al artículo 43 del Reglamento del Registro Mercantil.

 

 

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¿Cuándo hay obligación de auditar?

 1.- La obligación genérica de auditar viene regulada en el artículo 263 de la Ley de Sociedades de Capital, en función de que la sociedad supere o no los parámetros que establece la ley durante dos ejercicios consecutivos.

 

"Artículo 263. Auditor de cuentas.

1. Las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión deberán ser revisados por auditor de cuentas.

2. Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

a) Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.

b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.

c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

3. En el primer ejercicio social desde su constitución, transformación o fusión, las sociedades quedan exceptuadas de la obligación de auditarse si reúnen, al cierre de dicho ejercicio, al menos dos de las tres circunstancias expresadas en el apartado anterior."

 

 

2.- La sociedad estará también obligada a auditar si se ha solicitado por un socio o socios, que representen al menos el 5% del capital social, que el Registrador Mercantil designe un auditor para la verificación de las cuentas de un ejercicio determinado, en los términos del artículo 265.2 de la Ley de Sociedades de Capital.

 

3.- La sociedad estará obligada a auditar si constare inscrito auditor de cuentas para el ejercicio que se pretende depositar, aun cuando lo fuera con carácter voluntario.

 

¿Cuándo se pueden presentar las cuentas en formato abreviado?

 

La posibilidad de presentar Balance y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto en formato PYME o ABREVIADO viene regulada en el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital.

 

La posibilidad de presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en formato PYME o ABREVIADO viene regulada en el artículo 258 de la Ley de Sociedades de Capital.

 

¿Se pueden presentar cuentas auditadas pero en formato abreviado?

 

Sí; puesto que los parámetros legales que antes eran únicos para ambos supuestos, ahora son distintos. Una sociedad puede hallarse en situación de tener que auditar, pero no llegar a las cifras que le obligarían a presentar las cuentas en formato extenso.

En cuentas abreviadas pero auditadas, no sería necesaria la presentación del Informe de Gestión ni del Estado de Flujos de Efectivo.

 

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¿Qué efectos negativos tiene el incumplimiento de la obligación de depósito?

 

Transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se haya depositado en el Registro las cuentas, el Registrador Mercantil  NO INSCIBIRÁ NINGÚN DOCUMENTO presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que con carácter previo se practique el depósito. Se exceptúa los documentos relativos al cese, dimisión de administradores, gerentes y directores generales o liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad, nombramiento de liquidadores y asientos ordenados por a autoridad judicial o administrativa.

El incumplimiento de la obligación de depósito dará lugar a la imposición de multas con importe diverso que recoge el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, atendiendo a la dimensión de la sociedad, el importe de las partidas de activo y su cifra de ventas, y si fueran desconocidos éstos, en atención a su capital social.

 

 

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¿En qué modelos debo presentar las Cuentas Anuales Consolidadas?

 

Ya se encuentran disponibles los modelos conforme a lo establecido en las Resoluciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de febrero de 2016, publicadas en el "Boletín Oficial del Estado" de fecha 9/3/2016.

 

 

 

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¿Cómo puedo subsanar unas cuentas ya depositadas? Cuentas de Rectificación.

 

Contemplamos el caso, no de la subsanación de un defecto de unas cuentas en trámite, sino de la rectificación del contenido de unas cuentas que se calificaron como correctas y el Registrador procedió a depositar, por lo que su contenido ha podido ofrecerse a terceras personas que lo hayan solicitado.

 

Existen dos posibilidades de error, POR ERROR CONTABLE O POR ERROR DE TRANSCRIPCION.

En ambos casos se procederá a la rectificación de las cuentas anuales mediante certificado expedido por el órgano de administración y acompañando siempre todos los documentos que fueron depositados.

En todos los casos deberá identificarse las cuentas rectificadas, indicando la FECHA DE SU DEPÓSITO Y EL NÚMERO DE LEGAJO O ARCHIVO.

 

POR ERROR DE TRANSCRIPCIÓN

  • Los datos contables contenidos en las cuentas anuales depositados no son correctos debido a una transcripción errónea de los mismos. Lo que supone que la información de que dispusieron los socios al aprobar las cuentas era la correcta, y por tanto la Junta adoptó correctamente los acuerdos de aprobación de cuentas y aplicación del resultado. El error se produce en el volcado de esos datos a  los modelos oficiales que se presentan en el Registro. Por tanto, sólo con la presentación de una certificación expedida por el órgano de administración que indique el error y su subsanación, acompañando a los nuevos documentos con los datos transcritos correctamente, se procedería al depósito de las Cuentas de Rectificación.

 

POR ERROR CONTABLE

  • Los datos contables contenidos en las cuentas anuales no son correctos debido a un error en la contabilidad. Será necesario una nueva formulación de las cuentas, una nueva Junta de aprobación y una nueva certificación del acta de dicha Junta donde el primer acuerdo sea: Dejar sin efecto el acuerdo de aprobación de las cuentas correspondientes al acuerdo anterior de aprobación de las cuentas anuales, en virtud de una nueva formulación de las mismas y la consiguiente aprobación de las nuevas cuentas formuladas, aportando con la ya indicada nueva certificación, todos los documentos necesarios para un correcto depósito.

  

 

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